توضیحات

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس و آموزشگاه سه نسخه ای

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

جهت سفارش دفتر بازدید و مشاهدات مدارس با شماره 66464770 و يا 09194556939 تماس بگيريد

دفاتر اداری

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

گزارش نویسی
شروع: برنامه‌ریزی و آمادگی پیش از نوشتن دفاتر اداری مدارس

ساختار گزارش در هدایت مخاطب برای درک بهتر افکار و پیشنهادات شما بسیار مهم است. بنابراین بهتر است قبل از نوشتن، برای گزارش خود برنامه‌ریزی کنید.
مرحله‌ی اول: دستور کارتان را بدانید

معمولا قبل از اینکه گزارش را بنویسید دستور کار شفافی از اینکه چه چیزی باید مورد مطالعه قرار بگیرد و گزارش برای چه کسانی آماده می‌شود، دریافت می‌کنید.

اول از همه دستور کارتان را خوب مطالعه کنید و دقیقا بدانید گزارش برای چه کسی نوشته می‌شود.

اگر دانشجو هستید، مخاطب گزارش شما فقط استادتان نیست بلکه کسانی هستند که آن گزارش برای‌شان نوشته می‌شود.

نکته‌ی بعدی دلیل نوشتن گزارش است و اینکه می‌خواهید خواننده بعد از خواندن آن چه کاری انجام دهد، آیا مثلا قرار است تصمیمی اتخاذ کند یا به توصیه‌ای عمل کند.
مرحله‌ی دوم: در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشید

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

چگونه گزارش بنویسیم

در گزارش نویسی، هنگام برنامه‌ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می‌نویسید؟

تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد و این یعنی باید بیرحمانه، گزارش خود را ویرایش و هر نکته‌ی نامرتبط را از آن خارج کنید.

همینطور که مطالعه و تحقیق می‌کنید، مطالب را با توجه به موضوع دسته‌بندی کنید.

حواس‌تان باشد که مآخذ و منابعِ همه‌ی نکاتی که برمی‌دارید را بدانید مخصوصا در گزارش‌های تحصیلی

. ممکن است ارجاع دادن در گزارشی که برای محل کارتان می‌نویسید زیاد اهمیتی نداشته باشد، ولی به هر‌ حال مهم است که بتوانید ادعاهای خود را ثابت کنید، پس بهتر است بدانید اطلاعات‌تان را از چه منابعی به‌دست آورده‌اید.حتما بخوانید: نحوه نوشتن رزومه کاری؛ نکاتی که شما را به شغل رویایی‌تان می‌رساند

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

ساختار گزارش

ملزوماتِ ساختار گزارش نیز مانند محتویات آن بسته به نوع سازمان یا گزارشی که می‌نویسید، متفاوت هستند.

بنابراین قبل از هر چیز، اگر دستورالعمل خاصی وجود دارد حتما آن را مطالعه کنید.

با این حال باید ساختار معمولی‌ای که همیشه برای هر نوشته‌ای وجود دارد را رعایت کنید که شامل چکیده‌ی اجرایی، مقدمه، بدنه‌ی اصلی گزارش و بخش مربوط به نتیجه‌گیری و پیشنهادات می‌شود.

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

چکیده‌

چکیده‌ برای یک گزارش علمی، خلاصه‌ی کوتاهی از محتویات گزارش است.

بهتر است نوشتن این قسمت را به آخر و زمانی که می‌دانید نکات کلیدی‌ گزارش‌تان کدام هستند، موکول کنید.

چکیده نباید بیشتر از نصف تا یک صفحه باشد.

به خاطر داشته باشید که هدف اصلی چکیده‌ این است که به مدیران اجرایی این فرصت را بدهد نگاهی اجمالی به محتویات گزارش بیندازند.

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

مقدمه

مقدمه نشان می‌دهد که می‌خواهید چه بگویید و خلاصه‌ای از مشکلی که درباره‌اش بحث می‌کنید را مطرح می‌کند.

همچنین باید اشاره‌ی کوتاهی هم به نتیجه‌گیری داشته باشد.

 

دستور کار برای گزارش – چگونه گزارش بنویسیم
بدنه‌ی اصلی گزارش

بدنه‌ی اصلی گزارش باید به‌دقت و به‌گونه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به‌خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند.

به این منظور باید بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، در نظر بگیرید.

برای هر موضوع باید نکات اصلی و قسمت‌هایی که مورد اختلاف هستند را به‌صورت خلاصه و شفاف مورد بحث قرار دهید.

همچنین می‌توانید نتایج تجربی را نیز در این بخش قرار دهید.

تمام اطلاعاتی که ارائه می‌دهید باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

نتیجه‌گیری و پیشنهادات

نتیجه‌گیری نشان می‌دهد از اطلاعات چه برداشتی می‌شود، نتایج تجربی نیز در این قسمت جا می‌گیرند.

نتیجه‌گیری می‌تواند شامل پیشنهادات هم باشد یا می‌توانید برای آنها یک بخش مجزا در نظر بگیرید.

پیشنهادات، توصیه‌های شما برای بهتر شدن موقعیت را نشان می‌دهند و باید دقیق و قابل اندازه‌گیری باشند.

اگر پیشنهادات شما به موارد مالی مربوط می‌شوند، باید آنها را با هزینه‌های تخمینی مشخص کنید.

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

حتما بخوانید: ۷ گام موثر برای نوشتن طرح کسب‌ و کار
سبک نوشتن

در حین گزارش نویسی، هدف‌تان باید کاملا واضح باشد.

از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که حتی برای فردی که در زمینه‌ی موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد هم قابل درک باشد.

بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید.

همچنین باید از اصطلاحات فنی و تخصصی اجتناب کنید.

اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید تمامی واژه‌هایی را که استفاده می‌کنید، توضیح دهید.

اگر احساس می‌کنید باید بیشتر از پنج کلمه را توضیح دهید،

یعنی بیش از حد از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده‌اید و باید چند مورد از آنها را حذف و با کلمات ساده جایگزین‌ کنید.

مخاطبان خود را مدنظر داشته باشید.

اگر قرار است گزارش شما خطاب به فرد خاصی نوشته شود، دقت کنید آیا باید از «شما» استفاده کنید یا از «سوم شخص مفرد»،

برای مثال: «شاید جناب مدیرعامل مایل باشند این موضوع را مدنظر بگیرند…»، یا «جناب وزیر موافقت کرده‌اند که…».

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس

حرف آخر

مانند همه‌ی مقالات یا نوشته‌های رسمی، گزارش شما هم باید بارها خوانده و با بیرحمی ویرایش شود.

دقت کنید که حتما تمام اطلاعاتی که در گزارش نوشته‌اید مرتبط به موضوع باشند، همینطور از نظر دستوری، املاء و استفاده‌ی درست از ضمایر هم باید دقت لازم را به عمل آورید.

بهتر است یک بار دیگر هم ساختار و ملزومات مربوط به آن را بررسی کنید.

برای گزارشاتی که در زمینه‌ی تحصیلی هستند دقت کنید که به تمامی مراجع به‌درستی اشاره شده باشد.

مراقب باشید که سهوا و بدون اینکه حتی خودتان هم متوجه شده باشید از جایی کپی‌برداری نکرده باشید.

دفتر بازدید و مشاهدات مدارس