توضیحات

دفتر ارسال مراسلات

 

جهت سفارش و خريد دفتر ارسال و مراسلات با شماره 66174380 و يا 09194556959 تماس بگيريد

دفتر ارسال مراسلات

تعريف دبيرخانه: ارسال

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتري سازمان را بر اساس روش‌هاي تدوين شده و معين عهده دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردش نامه‌هاي وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل مي‌نمايد.
دبيرخانه و دفاتر مديريتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری چيست؟

يک وسيله مکتوب اداری است که در اجرای وظايف اداری تهيه و يا دريافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاريخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبير خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

يادداشت اداری چيست؟

دفتر ارسال مراسلات

برای هدايت و راهنمايی و تسريع در امور و وظايف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاريخ و امضاء می باشد.
انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:
1- وارده
شخصی
اداری
محرمانه
2- صادره
محرمانه
خيلی محرمانه
سری
کلی سری

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

دفتر ارسال مراسلات

دسته نامه های بازگشتی يا عطفی،پيرو وابتدا به ساکن تقسيم می شود.
عوامل سازماندهی مديريت امور دفتری:
کارکنان با تجربه وآموزش ديده.
تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفتری
تعيين خرده سيستمها و روشهای کاری
تعيين مکان مناسب با نوع دبير خانه
تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبير خانه
تعيين و تهيه دستورالعملها و راهنما های لازمه
تعيين دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معين
عناوين شغلی دبير خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
رئيس دفتر يا رئيس دبير خانه
معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه
مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
مسئول جمع آوری و توزيع نامه ها

دفتر ارسال مراسلات

تفکيک نامه ها در مديريت امور دفتری:

عادی
بازکردنی
قابل کنترل
اجتماعي، صبور و خوش برخورد.
رازدار
منظم
از دانش لازم برخوردار باشد
علاقه به كار محوله داشته
از حداقل تحصيلات مناسب و مدرك تحصيلي كه بر اساس قوانين استخدامي تعيين شده برخوردار باشد.
علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جديد و بكارگيري آن.
وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

دفتر ارسال مراسلات

دریافت، كنترل نامه‌هاي وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دريافت كننده و صحت تعداد پيوست‌ها (در صورت داشتن پيوست يا ضمايم).
ارايه نامه به مقام يامسئول واحد اقدام كننده يا واحد مربوطه، جهت تعيين محل و نوع اقدام كه در اصطلاح اداري (ارجاع) گفته مي‌شود.
پس از تعيين محل اقدام، نامه‌ها به متصدي ثبت نامه (انديكاتور يا كامپيوتر) جهت تعيين شماره و تاريخ وارده به سازمان داده مي شود.
ثبت در اندكس دبيرخانه (در سيستم هاي رايانه اي نياز به ثبت در اين دفتر نمي باشد).
ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحويل به واحد يا شخص اقدام كننده نامه وارده
در مورد نامه‌هاي صادره نيز همين مراحل يعني دريافت، ثبت و توزيع طي مي‌شود.
علاوه بر وظايف فوق، يكسري وظايف نيز به عهده دبيرخانه است كه به پاره اي از آن‌ها اشاره مي‌شود:

تايپ نامه و مقايسه آن با پيش نويس

توزيع اطلاعيه‌ها و بخش نامه‌ها بين واحدهاي ذيربط و مربوطه.
تهيه برنامه ماشين‌نويس‌ها و تقسيم صحيح كار بين آنها.
تهيه پيش نويس‌هاي ساده اداري مانند اعلام وصول نشريات.
انجام امور چاپ و تكثير
انواع سيستم‌هاي گردش مكاتبات اداري:

دفتر ارسال مراسلات

در سيستم متمركز دبيرخانه:

مرحل اول كار، نامه‌هاي وارده:
كنترل نامه
دريافت نامه
ثبت در دفتر انديكاتور ياكامپيوتر
ثبت در دفتر اندكس
ارجاع به مدير
توزيع (بين اقدام كنندگان)
مرحله دوم، نامه‌هاي صادره:
تهيه نامه
ثبت در انديكاتور يا رايانه
ارسال (پست – فاكس – تلفنگرام)